My Arkevia est un coffre-fort numérique en ligne qui vous permet de recevoir, consulter et archiver en toute sécurité vos bulletins de paie et documents RH. Accessible via une interface web et une application mobile, la plateforme centralise vos justificatifs salariés et garantit leur conservation légale.
Vous avez aperçu un message annonçant l’arrivée de My Arkevia mais vous ne savez pas trop par où commencer ? Ou bien votre entreprise passe enfin au « zéro papier » et vous souhaitez comprendre comment ce coffre-fort va changer votre quotidien ? Respirez, vous êtes au bon endroit !
Dans les lignes qui suivent, vous trouverez un mode d’emploi détaillé : création de compte, connexion, récupération des fiches de paie, ajout de vos propres fichiers et, bien sûr, les solutions aux pépins de connexion les plus courants.
My Arkevia : se connecter et gérer ses bulletins de paie dans un coffre-fort numérique sécurisé
Qu’est-ce que My Arkevia ?
Présentation rapide de la solution SaaS
Concrètement, My Arkevia incarne le volet « espace salarié » d’Arkevia, la plateforme SaaS de dématérialisation RH. L’idée est simple : votre employeur y dépose vos bulletins de salaire, contrats, avenants ou attestations, et vous les récupérez quand bon vous semble depuis un espace personnel ultra-sécurisé.
Adieu les classeurs qui débordent ! Tout se passe désormais en ligne :
- réception automatique de vos bulletins de paie dématérialisés ;
- stockage sécurisé sur le long terme ;
- consultation 24 h/24, 7 j/7, que vous soyez au bureau, dans le train ou au fond du canapé ;
- téléchargement en PDF ou export groupé si vous en avez besoin pour un dossier.
Différence entre Arkevia et My Arkevia
Arkevia, c’est la solution globale mise en place côté entreprise : paramétrage, envoi des bulletins, intégration au logiciel de paie, etc.
My Arkevia, c’est votre porte d’entrée personnelle :
- l’employeur se charge des réglages dans Arkevia ;
- vous vous connectez sur My Arkevia avec vos identifiants pour consulter vos documents.
Avantages pour les salariés et les employeurs
Ce changement n’est pas qu’un gadget digital, il apporte de vrais bénéfices.
Côté salarié :
- Sécurité et pérennité : vos bulletins sont archivés dans un coffre-fort conforme à la législation.
- Simplicité : plus de papier à trier, tout est rangé automatiquement.
- Accessibilité : vos documents vous suivent même après un changement d’entreprise (sous conditions, on en reparle plus loin).
- Gain de temps : une recherche par date ou mot-clé et hop, le bon fichier apparaît.
Côté employeur :
- fini les impressions et les envois postaux coûteux ;
- processus paie et RH fluidifiés ;
- traçabilité complète des remises de bulletins ;
- respect scrupuleux du cadre légal de la dématérialisation.
Créer son compte et activer son coffre-fort numérique
Étapes d’inscription avec le code employeur
Avant toute chose, l’entreprise doit avoir activé Arkevia. Vous recevez ensuite soit un e-mail d’invitation, soit une notice mentionnant un code d’activation (ou « code employeur »).
Le déroulé classique ressemble à ceci :
- 1. Rendez-vous sur la page de connexion My Arkevia fournie par votre employeur.
- 2. Cliquez sur « Première connexion », « Activer mon compte » ou équivalent.
- 3. Saisissez le fameux code d’activation.
- 4. Renseignez vos informations personnelles (nom, prénom, éventuellement numéro de salarié ou NIR selon la configuration).
Validation de l’adresse e-mail et choix du mot de passe
Vous allez ensuite lier une adresse e-mail personnelle à votre compte : elle deviendra votre identifiant unique.
- Un courriel de validation atterrira dans votre boîte mail.
- En cliquant sur le lien, vous serez invité à choisir un mot de passe.
Petit rappel de sécurité :
- optez pour au moins 12 caractères ;
- mélangez lettres, chiffres, majuscules, minuscules et symboles ;
- évitez les classiques dates de naissance ou suites faciles.
Première connexion et paramétrage du profil
Mot de passe validé ? Vous pouvez vous lancer !
- 1. Entrez votre e-mail et votre mot de passe sur la page de connexion.
- 2. Acceptez les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité.
- 3. Vérifiez – et complétez si besoin – vos infos perso (téléphone, adresse, notifications).
Profitez de ce premier tour du propriétaire pour :
- contrôler l’exactitude de vos données ;
- activer les alertes e-mail afin de ne rater aucune nouvelle fiche de paie ;
- tester le téléchargement d’un bulletin, si votre employeur en a déjà déposé un.
Se connecter à My Arkevia : modes d’accès et sécurité
Connexion web depuis un navigateur
Depuis un ordinateur, la marche à suivre est limpide :
- 1. Ouvrez votre navigateur favori (Chrome, Edge, Firefox, Safari…).
- 2. Saisissez l’adresse de connexion communiquée par l’entreprise.
- 3. Entrez votre e-mail puis votre mot de passe.
- 4. Validez : votre tableau de bord s’affiche avec les derniers documents.
Vous ne souvenez plus de l’URL ? Un coup d’œil à l’e-mail d’activation ou à l’intranet suffit.
Application mobile iOS et Android
Plutôt adepte du mode nomade ? Téléchargez l’appli mobile (Arkevia ou My Arkevia) sur :
- l’App Store (iOS) ;
- Google Play (Android).
Ensuite, rien de sorcier :
- ouvrez l’appli et saisissez vos identifiants ;
- acceptez les autorisations demandées (notifications, stockage pour les téléchargements…) ;
- vos bulletins de paie s’affichent dans votre poche, prêts à être consultés.
Petit conseil : activez les notifications push pour être alerté dès qu’un nouveau document tombe.
Authentification forte et conformité RGPD
Les données RH sont sensibles ; la plateforme se doit donc d’être irréprochable. My Arkevia applique :
- le RGPD pour la protection des données ;
- un chiffrement intégral des échanges et du stockage ;
- une authentification forte (e-mail, SMS ou appli) pour certains actes critiques ;
- une gestion fine des droits : votre employeur n’a, par exemple, aucun accès à vos fichiers personnels ajoutés par vos soins.
En d’autres termes, confidentialité, intégrité et disponibilité sont au rendez-vous, comme l’exige la CNIL.
Consulter, télécharger et archiver ses bulletins de paie
Recherche de documents par date ou mot-clé
Une fois connecté, la liste de vos documents s’affiche. Pour mettre la main sur un bulletin précis :
- filtrez par période (mois, année) ;
- sélectionnez le type de document (« bulletin de paie », « contrat », etc.) ;
- saisissez un mot-clé (ex. : « 2024 », « prime », « 13e mois »).
En quelques secondes, l’archive recherchée apparaît.
Téléchargement en PDF ou export ZIP
Besoin d’une copie ? Ouvrez le bulletin, cliquez sur « Télécharger » : il arrive en PDF.
Plusieurs fiches de paie à fournir pour un prêt ? Sélectionnez-les, lancez un export ZIP, puis décompressez le tout sur votre ordinateur.
Durée légale de conservation et valeur probante
En France, il est conseillé de garder ses bulletins de paie… indéfiniment. Les versions électroniques déposées dans My Arkevia bénéficient d’une valeur probante équivalente au papier, à condition d’être conservées dans un système certifié.
Le coffre-fort s’appuie notamment sur la norme NF Z42-020, garante de l’intégrité et de la traçabilité des archives. Vos fiches de paie pourront donc être présentées en cas de contrôle ou de démarche administrative, sans que l’on vous demande une version papier.
Gérer ses autres documents RH dans My Arkevia
Contrats de travail, avenants, attestations
My Arkevia dépasse largement le cadre de la paie. Votre employeur peut également y déposer :
- votre contrat de travail ;
- les avenants éventuels ;
- diverses attestations (emploi, affiliation, etc.) ;
- relevés d’heures, de primes, selon l’organisation de l’entreprise.
En clair, tout votre dossier RH se trouve réuni au même endroit, accessible quand vous le souhaitez.
Ajout manuel de fichiers personnels
Vous vous demandez si vous pouvez y glisser vos propres papiers ? Bonne nouvelle : la réponse est oui.
Relevés de carrière, attestations Pôle emploi, diplômes, pièces d’identité… Importez-les en quelques clics :
- cliquez sur « Ajouter un document » ;
- sélectionnez votre fichier (PDF, JPG, PNG…) ;
- donnez-lui un titre, un type, ajoutez un tag, et validez.
Ces documents restent strictement personnels : l’employeur n’y a aucun accès.
Organisation par dossiers et tags
Pour éviter la pagaille numérique, créez des dossiers (« Paie », « Contrats », « Retraite », « Banque »…) et ajoutez des tags (« impôts », « prêt immo », « famille »…). Vous retrouverez ainsi vos pièces en un clin d’œil lors de vos démarches.
Questions fréquentes et support en cas de problème
Mot de passe oublié ou compte bloqué
Mot de passe My Arkevia égaré ? Pas de panique !
- 1. Cliquez sur « Mot de passe oublié » sur la page de connexion.
- 2. Indiquez l’adresse e-mail liée à votre compte.
- 3. Consultez vos mails : un lien de réinitialisation vous attend.
- 4. Choisissez un nouveau mot de passe (différent de l’ancien, évidemment).
Si plusieurs tentatives infructueuses ont bloqué votre profil, patientez le temps indiqué ou lancez immédiatement la réinitialisation.
Changement d’employeur : que devient le coffre-fort ?
Et si je change de job ? Rassurez-vous :
- votre compte reste lié à votre adresse e-mail personnelle ;
- vous gardez l’accès à tous les documents déjà déposés ;
- votre futur employeur ne pourra y verser des bulletins que s’il utilise lui aussi Arkevia.
Avant de partir, assurez-vous simplement que votre identifiant n’est pas votre e-mail professionnel et, par précaution, sauvegardez vos fichiers importants en local.
Contacter le support Arkevia
Un souci qui persiste ? Voici la démarche :
- jetez d’abord un œil à la FAQ ou à l’aide en ligne ;
- demandez à votre service RH si votre compte est bien activé ;
- si nécessaire, contactez le support Arkevia (coordonnées sur la page de connexion ou dans l’appli).
Pour gagner du temps, préparez votre nom, prénom, numéro de salarié, le nom de votre employeur et une description précise du problème (captures d’écran bienvenues).
Tarifs, conformité légale et alternatives
Gratuité pour le salarié et modèle de facturation employeur
Bonne surprise : l’accès à My Arkevia est entièrement gratuit pour le salarié. La note est réglée par l’employeur, via un abonnement SaaS (par utilisateur ou par volume de documents). Vous pouvez donc consulter et stocker vos bulletins sans débourser un centime.
Normes NF Z42-020 et archivage à valeur probante
La dématérialisation ne se résume pas à un PDF glissé dans le cloud. Pour qu’un bulletin ait force probante, il doit être conservé dans un environnement répondant à des standards stricts, tels que la norme NF Z42-020.
Cette conformité garantit :
- l’intégrité du document (aucune altération possible) ;
- la traçabilité complète des actions ;
- la conservation à long terme, indispensable pour vos droits à la retraite ou en cas de litige.
Comparatif rapide avec Digiposte et Coffreo
Si vous explorez le marché, vous croiserez peut-être :
- Digiposte (La Poste) : coffre-fort grand public, multi-services, ouvert à de nombreux émetteurs (banques, administrations…).
- Coffreo : spécialiste du travail temporaire, avec signature électronique de contrats et gestion de documents RH.
De son côté, My Arkevia reste très orienté paie et RH, proposant une expérience calibrée pour le duo employeur-salarié. Le choix dépendra donc surtout des outils déjà en place dans votre entreprise et de vos attentes en matière de centralisation de documents.
Résumé : pourquoi utiliser My Arkevia pour vos bulletins de paie ?
Avec My Arkevia, vous pouvez :
- recevoir vos bulletins de paie et documents RH sans attendre le facteur ;
- les consulter ou les télécharger depuis n’importe quel écran ;
- les conserver aussi longtemps que nécessaire, en toute sécurité ;
- ajouter vos propres documents pour centraliser votre administratif.
Votre entreprise est déjà équipée ? Sautez le pas, activez votre compte My Arkevia, paramétrez vos notifications et organisez vos dossiers. Vous verrez, vos démarches administratives n’auront jamais été aussi simples !
Questions fréquentes sur My Arkevia
Qu’est-ce que My Arkevia ?
My Arkevia est un coffre-fort numérique sécurisé permettant aux salariés de consulter, archiver et télécharger leurs bulletins de paie et documents RH. Accessible en ligne ou via une application mobile, il garantit la conservation légale des fichiers.
Comment créer un compte My Arkevia ?
Pour créer un compte, utilisez le code d’activation fourni par votre employeur. Rendez-vous sur la page de connexion My Arkevia, cliquez sur « Activer mon compte », saisissez vos informations personnelles, validez votre e-mail et choisissez un mot de passe sécurisé.
Comment récupérer mes bulletins de paie sur My Arkevia ?
Connectez-vous à votre espace My Arkevia avec vos identifiants. Une fois connecté, accédez à la section dédiée aux bulletins de paie pour les consulter, les télécharger en PDF ou les exporter selon vos besoins.
Que faire en cas de problème de connexion à My Arkevia ?
En cas de problème de connexion, vérifiez vos identifiants et réinitialisez votre mot de passe si nécessaire. Si le problème persiste, contactez le support technique via les coordonnées fournies par votre employeur.
Mes documents restent-ils accessibles après un changement d’employeur ?
Oui, vos documents restent accessibles sur My Arkevia même après un changement d’employeur, sous réserve que votre compte soit toujours actif et lié à votre adresse e-mail personnelle.
My Arkevia est-il sécurisé ?
Oui, My Arkevia utilise des technologies de cryptage avancées et respecte les normes légales pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos documents RH.